Mobility Portal is ons online platform – met bijbehorende mobiele app – voor zowel werkgevers als werknemers. Werkgevers kunnen hun mobiliteitsregelingen online beheren, zonder te hoeven investeren in hardware of software. Werknemers combineren naar keuze allerlei soorten vervoer met één enkele app: Mobility-as-a-Service. Daarbij staat gebruiksgemak centraal.
Het type mobiliteitsregeling is volledig op maat in te stellen per categorie werknemers, bijvoorbeeld het vergoedingsniveau, de omvang van het budget en de soorten vervoer. Bij het beheer worden de fiscale regels uitgevoerd. Uit te keren bruto- en nettobedragen worden automatisch bepaald.
Het beheer van reisproducten (zoals een mobiliteitskaart, abonnement voor OV of een leasefiets) wordt werkgevers uit handen genomen. Werknemers kunnen hun reisproducten in Mobility Portal bestellen, al dan niet na goedkeuring van een leidinggevende. Dit is allemaal volledig zelf instelbaar.
Reizen die zijn gemaakt met een mobiliteitskaart (zoals de NS Business Card) worden automatisch geregistreerd. Werknemers verantwoorden hun reizen online. Deze worden goed- of afgekeurd. Inhoudingen, zoals kosten voor privégebruik en onrechtmatige kosten, worden volledig geautomatiseerd aan de salarisadministratie aangeleverd. Deze kosten kunnen eenvoudig worden verrekend met het salaris van de werknemer.
Als werkgever bepaalt u zelf welke financiële prikkels u wilt inzetten. Via financiële prikkels stimuleert u ander reisgedrag, waaronder zuiniger rijden, goedkoper tanken en minder privégebruik van de leaseauto. Maar het stimuleert ook thuiswerken, duurzamer reizen (waaronder reizen met het openbaar vervoer, carpoolen en fietsen) en minder parkeren.
Wilt u als werkgever privégebruik van een mobiliteitskaart mogelijk maken? Dat kan. De werknemer kan zulk privégebruik eenvoudig aangeven in de webomgeving of app. Verrekening vindt plaats via inhouding op het salaris of betaling door de werknemer.
De online oplossing van Mobility Concept sluit aan op bestaande contracten van werkgevers met leveranciers, zoals leasemaatschappijen, huurmaatschappijen en mobiliteits- en brandstofkaartaanbieders. Werkgevers kunnen bestaande processen en contracten dan ook gewoon voortzetten.
Vanaf naar verwachting 1 juli 2024 zijn werkgevers met meer dan 100 medewerkers verplicht om de CO2 uitstoot van het zakelijk en woonwerk verkeer te rapporteren. Mobility Concept neemt werkgevers de volledige administratie uit handen en levert alle benodigde gegevens aan om in 2024 aan de rapportageplicht te voldoen.
Geïnteresseerd? Lees hier meer.
De oplossingen van Mobility Concept sluiten naadloos aan bij bestaande HR-systemen en -processen. Betaal- en salarisbestanden worden automatisch aangeleverd met de te verrekenen bruto- en nettobedragen. Mobility Concept heeft koppelingen met de meest voorkomende HR-systemen.
Voor HR-afdelingen en de lease- en salarisadministratie is een online beheeromgeving beschikbaar. Daar is alle relevante informatie terug te vinden. Rapportages zijn met één druk op de knop op te vragen in Mobility Portal. De rapportages worden op maat ingericht.
Werknemers krijgen steeds meer keuzemogelijkheden. Een leaseauto of een mobiliteitsbudget, al dan niet in combinatie met eigen vervoer: hoe behoud je het overzicht en maak je verantwoorde keuzes? De online keuzetool van Mobility Concept biedt uitkomst. Deze keuzetool geeft inzicht in de financiële consequenties van keuzes en reisgedrag, uiteraard binnen de kaders van de mobiliteitsregeling die voor specifieke werknemers van toepassing is.
Alle werknemers krijgen persoonlijke inloggegevens voor Mobility Portal en de app. Daarmee kunnen zij een reis plannen, boeken en betalen. Zo hebben zij 24/7 inzicht in hun reisgegevens, kosten, vergoedingen en CO2-uitstoot en zien zij direct het effect van hun vervoerkeuze op het mobiliteitsbudget. Mobility Portal ondersteunt de verschillende keuzes en toont alle informatie helder in één overzicht.
Werknemers kunnen eenvoudig verschillende reisopties vergelijken, waarbij de planner rekening houdt met de actuele verkeerssituatie. Zij kunnen bovendien via de app ook meteen vervoer boeken, bijvoorbeeld een taxi, deelauto of huurauto. Reisvoorkeuren zijn eenvoudig instelbaar. Werkgevers bepalen vanzelfsprekend welke soorten vervoer hun werknemers kunnen gebruiken.
Arbeidsintensieve declaratieprocessen zijn verleden tijd. Reizen en kosten worden automatisch geregistreerd via koppelingen met aanbieders van mobiliteit en mobiliteitskaarten. Ritten in de (lease)auto worden automatisch geregistreerd door telematica in de (lease)auto of een app. Gemakkelijk en gebruiksvriendelijk. De informatie is direct zichtbaar in Mobility Portal en de app.
Combineert een mobiliteitsregeling van een werkgever verschillende vervoersvormen? Dan kan een werknemer altijd het beste vervoermiddel kiezen voor dat moment. Hij of zij heeft toegang tot alle relevante soorten vervoer: leaseauto, eigen auto, trein, bus/tram/metro, OV-fiets, deelauto, P&R, huurauto en taxi. De ene keer is dat de auto, maar op andere momenten kan het openbaar vervoer handiger zijn, bijvoorbeeld in combinatie met een OV-fiets of deelauto. Werknemers krijgen zo maximale flexibiliteit in hun manier van reizen.
Werknemers kunnen in Mobility Portal of de app eenvoudig online declaraties indienen voor eigen vervoer, parkeerkosten, thuiswerkvergoedingen en andere onkosten. Afhankelijk van de keuze worden declaraties ter goedkeuring aan de leidinggevende aangeboden. In Mobility Portal is er realtime inzicht in de status van de declaratie.
Hebben werknemers vragen, dan staat de servicedesk van Mobility Concept voor hen klaar. Zij kunnen er per mail of telefoon terecht. Werkgevers besteden dus ook dit deel van het beheer van hun mobiliteitsregeling aan ons uit.
