Mobility Concept in het FD: “Werkgevers moeten tijdig voor nieuwe reiskostenregeling zorgen”

Sinds het uitbreken van de coronacrisis in Nederland in maart, werkt een groot deel van het land standaard vanuit huis. Van het ene op het andere moment veranderde vrijwel elk aspect van het werkende leven zoals we dat tot voor kort kenden.

Een direct gevolg van de intelligente lockdown was een drastische afname van het aantal verplaatsingen, met name voor woon-werkreizen en zakelijke doeleinden. Daarbij stonden veel werkgevers voor de vraag wat te doen met de ov-abonnementen en vaste reiskostenvergoedingen van hun werknemers. De werkelijke reiskosten waren immers (bijna) tot nul gereduceerd.

Voor de ov-abonnementen hebben veel organisaties en bedrijven snel een oplossing gevonden: ze werden op grote schaal gepauzeerd of stopgezet. Maar de vaste reiskostenvergoeding is een ingewikkelder verhaal.

Onder normale omstandigheden mag een werkgever de woon-werkkilometers van werknemers netto vergoeden op basis van een forfait, een vastgestelde fictie van 214 werkdagen. Voorwaarde daarbij is dat de werknemer minstens, en aantoonbaar, 60% van deze werkdagen daadwerkelijk van de woning naar de werkplek reist.


TIJDELIJKE GOEDKEURING

Natuurlijk kwam deze voorwaarde bij de eerste lockdown meteen ter sprake. In april gaf staatssecretaris Hans Vijlbrief van Financiën uitsluitsel: de onbelaste reiskostenvergoeding mocht voorlopig doorlopen, ondanks het massale thuiswerken. Inmiddels is dit besluit bij de tweede lockdown geactualiseerd: de onbelaste reiskostenvergoeding mag slechts tot 1 januari doorlopen, waarna de tijdelijke goedkeuring vervalt.

Vanaf volgend jaar hebben organisaties en bedrijven hierdoor twee opties om de reiskosten netto te vergoeden. De eerste optie is het in kaart brengen van de reispatronen van hun werknemers. Hierbij wordt op individueel niveau gekeken of een werknemer nog voldoet aan de 60%-eis en dus in aanmerking komt voor de onbelaste vergoeding. De tweede optie is om de
daadwerkelijk gereisde dagen van werknemers te vergoeden.

Aangezien het al bijna november is, hebben organisaties en bedrijven nog maar weinig tijd om hun keuze te maken. Wat is wijsheid? Gegeven de twee opties lijkt het vergoeden van de daadwerkelijk gereisde dagen wenselijker, en wel om vier redenen.

Ten eerste wordt het waarschijnlijk lastig om het aantal reisdagen in 2021 in te schatten. De vooruitzichten rondom covid-19 en de wens om thuis te werken (of zelfs de verplichting daartoe) veranderen van week tot week. Om een inschatting te maken zullen organisaties en bedrijven dus aannames moeten doen. Hierbij kunnen ongewenste prikkels de kop opsteken. Zo kunnen werknemers er belang bij hebben om het aantal reisdagen hoog in te schatten.


NAHEFFINGEN EN ADMINISTRATIE

De tweede reden hangt hiermee samen. Want wanneer de aanname achteraf onjuist blijkt, ligt het risico bij het bedrijf. Stel dat we volgend jaar toch nog meer thuiswerken dan we nu verwachten, dan zal de Belastingdienst niet akkoord gaan met de verstrekte onbelaste vergoedingen. Dit kan leiden tot onverwachte naheffingen en onnodige administratie.

Ten derde is het vergoeden van daadwerkelijk gereisde dagen een flexibeler model dan de keuze voor een forfait. Als je daadwerkelijke reisdagen met eigen vervoer vergoedt, kun je dat makkelijker combineren met andere vergoedingen, bijvoorbeeld voor openbaar vervoer of het gebruik van de (lease)fiets. Bovendien wordt er momenteel gelobbyd om een onbelaste thuiswerkvergoeding mogelijk te maken, die in een flexibel model makkelijk kan worden toegevoegd. Doordat daadwerkelijk gedrag vergoed wordt, is de vergoeding eerlijk en wordt gewenst gedrag geprikkeld (zoals vaker de fiets pakken).

Tot slot is het vergoeden van daadwerkelijke reisdagen administratief simpel in te richten met software en apps die de reisdagen administreren en vergoedingen direct bepalen. Via een online systeem kunnen werknemers zelf bijhouden wanneer ze gereisd hebben voor hun werk. Die informatie wordt geautomatiseerd aangeleverd bij de salarisadministratie.

Ook al hebben we dus meer duidelijkheid gekregen over het aflopen van de tijdelijke noodmaatregelen van eerder dit jaar, we verkeren nog steeds in onzekerheid. Bedrijven en organisaties doen er goed aan om voor volgend jaar regelingen klaar te hebben liggen die flexibel zijn en onnodige financiële risico’s beperken.

FD, 30 oktober 2020

share this: